Ab ins Homeoffice?

digitale Helfer im Krisenfall

7 Digitale Helfer (nicht nur) im Krisenfall

><noscript><img loading=Corona hier, Corona dort. Ich glaube, spätestens jetzt erkennt jeder, dass wir diese Krankheit nicht auf die leichte Schulter nehmen sollten. Abgesehen von den Erkrankungen und Todesfällen ist Covid19 auch für die Wirtschaft gerade ein absoluter Härtefall.

Ich erspare Dir jetzt die nächste Abhandlung über Händewaschen, Vorsorge und die Sinnlosigkeit von OP-Masken. Dafür gibt es Spezialisten. Was ich aber tun kann: ich zeige Dir ein paar Dienste und Tools aus meinem Homeoffice-Alltag, die Dir und Deinem Unternehmen jetzt aktuell vielleicht helfen können.

Diese Programme und Dienste ermöglichen Dir die Arbeit von Zuhause aus, ein Teil ist zusätzlich geeignet, Unternehmenskosten zu reduzieren.

Zoom und Jitsi Meet statt Meeting

Die Meeting-Plattform Zoom nutze ich schon eine Weile sehr gerne für den Kundenkontakt und den Austausch mit Kollegen und Dienstleistern. Was mir bei Zoom gefällt: selbst in der kostenfreien Version geht schon wirklich viel.

Ich kann über Zoom einen Videochat abhalten und dabei auf meinen Bildschirm umstellen, so dass mein Gegenüber sich zum Beispiel eine Präsentation oder einen Workflow ansehen kann.

Das geht aber nicht nur 1:1 sondern auch mit deutlich mehr Teilnehmern.

Bis zu 100 Personen können sich bei Zoom pro Sitzung für 40 Minuten kostenfrei “treffen”. Es ist aber auch wirklich toll, wenn man nur zu zweit Dinge besprechen möchte. Da gibt es auch kein Zeitlimit. Alles, was man braucht, ist ein Rechner oder Tablet mit Internet oder ein Mobiltelefon. Selbst die Einwahl mit dem normalen Festnetztelefon funktioniert. Dort geht dann natürlich die Teilnahme nur mit der Stimme 😉

Wenn Du bereit bist, ein bisschen Geld zu investieren, hast Du ab der kleinsten Abo-Variante auch die Möglichkeit, die Sitzungen aufzuzeichnen. Das spart ein Protokoll. Hier ist die Gesprächsdauer in der Gruppe auch unbegrenzt. Aktuell geht es hier bei knapp 14€/Monat los.

Mehr Informationen findest Du auf der Website www.zoom.us.

Videokonferenz statt meeting

Eine Alternative zu Zoom, die aus datenschutzrechtlicher Sicht attraktiv ist, hat mich erst vor kurzem erreicht: der Video-Chat via Jitsi Meet.

Hierbei handelt es sich um eine Opensource Software, die von verschiedenen Anbietern bereit gestellt wird. Bei Experte.de kannst Du einfach unter https://www.experte.de/online-meeting direkt im Browser dein Meeting starten.

Personenbezogene Daten werden nicht gespeichert und der Anbieter hat seinen Sitz in Deutschland. Da freut sich Dein DSGVO-Experte!

Und auch sonst geht hier viel, was man von anderen Video-Tools kennt. Eine Chatfunktion ist enthalten, den Bildschirm kann ich auch mit anderen Teilnehmern teilen. Eine echte Alternative!

Google Drive statt Akten weitergeben

Oft werden Unterlagen ja schon per Mail hin und her geschickt. Dann kommt eine Rückfrage oder es sind ein paar mehr Personen im Verteiler und schon wird’s chaotisch. Oder noch besser – die gute alte Handakte, die auf dem Schreibtisch vom Kollegen unter anderen Papieren verschwindet.

Ich bin mittlerweile ein großer Fan von Cloud-Lösungen.

Bei Google Drive kann ich Dateien ablegen und anderen Zugriff darauf gewähren. So kann ich mit anderen gemeinsam an Projekten arbeiten und das in Echtzeit. So ist Google Drive mehr als ein reines Speichermedium.

Bei der Freigabe gibt es verschiedene Varianten. Du kannst ein reines Leserecht vergeben. Der andere kann also sehen, was gespeichert ist, es aber nicht bearbeiten. Oder er kann auch bearbeiten. Lustig wird das ganze, wenn man zu zweit in einem Text-Dokument arbeitet und dem anderen beim Schreiben zusieht 😉

Google Drive bietet neben dem Speichern von Dateien auch noch viele andere Möglichkeiten. Eine, die ich auch immer mal wieder nutze, ist Google Forms. Damit kannst Du ganz einfach Umfragen erstellen. Sehr sinnvoll, wenn Du zum Beispiel Meinungen einholen willst. So sparst Du den Papier-Fragebogen und hast die Auswertung gleich dazu.

Mehr unter drive.google.com

Aktenberge

Doodle – Terminfindung ohne Mail-Kuddelmuddel

Kennst Du das auch? Da will man eine Besprechung verabreden und spätestens ab 4 Teilnehmern dauert die Terminfindung fast länger, als die Besprechung selbst. Selbst für Online-Meetings 😉

Die Lösung hierfür heißt: Doodle. Dieses Tool ist in der Basisversion ebenfalls kostenfrei, es gibt nur ein wenig Werbung dazu.

Bei Doodle ist die Terminfindung einfach. Du erstellst die Veranstaltung, schreibst evt. noch ein paar Infos dazu und dann gibst Du mehrere mögliche Termine vor.

Anschließend lädst Du die Teilnehmer per Mail ein. Diese erhalten einen Link und damit den Zugang zu Doodle. Dort kann jeder eingeben, wann er am besten kann, wann es egal ist und wo es gar nicht geht.

Stehen alle drin, ist es viel einfacher zu sehen, welcher Termin der passende ist. Hast Du Dich entschieden, geht auch gleich automatisch eine Terminbestätigung an alle raus.

Nachverfolgung in Word – weg mit dem Textmarker

Ok, wer regelmäßig mit Word in der neueren Version arbeitet, lächelt jetzt sicher müde. Ich weiß aber, dass es doch einige gibt, die diese Funktion nicht kennen und nicht nutzen.

Du hast ein Dokument, das von jemand anderem nochmal gegengelesen werden soll? Dann spare Dir den Ausdruck und die umständlichen Änderungen per Rotstift und Marker.

Ist das Word-Dokument geöffnet, gehe auf den Reiter “Überprüfen” und setze dann “Nachverfolgen” aktiv. Ist das passiert, wird jede Änderung angezeigt. Du kannst auch Kommentare zu einzelnen Passagen schreiben. Geht das Dokument dann zurück, kann Dein Gegenüber Deine Korrekturen sehen und übernehmen. Und er kann auf die Kommentare reagieren bzw. Deine Anregungen einarbeiten.

Mit WhatsApp Telefonkosten sparen

Der Messenger-Dienst WhatsApp ist weltweit sehr beliebt. Was viele vergessen, über WhatsApp kann man auch wunderbar telefonieren. Einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang. Innerhalb von Deutschland hast Du sicher eine Telefon-Flat. Auslandsgespräche sind aber oft nicht enthalten. Nutzen Deine Gesprächspartner aber auch WhatsApp (und das sind mehr, als Du denkst!), könnt Ihr auch einfach und ohne Knistern und Rauschen per Messenger telefonieren. Das geht mit zugeschaltetem Bild oder auch einfach nur wie gewohnt per Sprache.

WeTransfer für den Versand großer Dateien

Ein Problem, dass auch immer wieder auftaucht: ich möchte einem Kunden umfangreiche Dateien schicken, sein E-Mail-Postfach ist aber begrenzt.

Die Lösung hier: WeTransfer. Bis zu 20GB kannst Du hier mit einem Vorgang verschicken. Die Dateien werden auf dem Server von WeTransfer zwischengespeichert. Du verschickst per Mail dann nur den Link, mit dem der Empfänger die Daten innerhalb einer Woche herunterladen kann.

Digital statt Print

Aus alter Gewohnheit schicken wir immer noch viel zu viel Papier durch die Gegend. Allein aus Umweltgründen solltest Du genau prüfen, wo das tatsächlich notwendig ist und wo nicht.

Angebote und Rechnungen müssen heute nicht mehr in Papierform vorliegen. Die Auflagen für den Versand per Mail haben sich auch deutlich verringert. Am einfachsten ist der Versand per PDF. Mehr dazu kannst Du hier nachlesen.

Aber auch sonst ist der Umstieg auf Digital überlegenswert. Du hast einen Flyer oder Kataloge? Klar, es gibt immer noch Kunden, die “etwas in der Hand” haben wollen. Aber sind das alle Deine Kunden? Oder kannst Du die Auflage reduzieren? Stelle Dein Angebot auf einen eigenen Bereich Deiner Homepage. Ob dieser Bereich für alle sichtbar sein soll oder nur für diejenigen, die den Link erhalten, kannst Du selbst entscheiden.

Warum zuhause bleiben?

Ich habe mein Homeoffice nicht gewählt, weil ich soziale Kontakte vermeiden möchte. Es ist in meinem Job einfach praktischer. In der aktuellen Situation sehe ich aber auch die klaren Vorteile im Zusammenhang mit Corona. Ich kann normal weiterarbeiten.

In manchen Bereichen geht das nicht. Aber wo es funktioniert, solltest Du es auch einsetzen. Warum ist in diesem Artikel der Zeit ganz gut erklärt, finde ich.

Corona ist eine Herausforderung in ganz vielen Bereichen. Was wir tun können: Risiken minimieren, versuchen den Verlauf etwas zu dämpfen und Chancen zu nutzen, alte Muster aufzubrechen und Neues zu probieren.

Meine Erfahrung zeigt immer wieder: in vielen Jobs ist die Präsenz im Büro nicht wirklich notwendig. Ein vernünftiger Internetanschluss, eine gute Selbstorganisation und die technischen Voraussetzungen brauchst Du. Das war es dann aber schon.

Also los, mach den Versuch!

Eine Meinung zu “Ab ins Homeoffice?

  1. Liebe Ina,
    Vielen Dank für deine wundervolle Zusammenfassung mit vielen nützlichen Infos. Ich bin sehr gespannt, wie viele frei berufliche Menschen durch die aktuelle gesundheitliche und wirtschaftliche Lage auf ihre Homeofficevorteile zurückgreifen. Herzliche Grüße aus Malchow

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